Công văn 2658/TB-BHXH ngày 18/08/2015 Ban hành mới, điều chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ của BHXH TP Hồ Chí Minh

THÔNG BÁO

VỀ VIỆC BAN HÀNH MỚI, ĐIỀU CHỈNH QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA

Căn cứ Quyết định số 2103/QĐ-BHXH ngày 06/6/2012 của Giám đốc Bảo hiểm xã hội Thành phố về việc ban hành quy định tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế một cửa tại Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh.

Theo đề nghị của Trưởng phòng Thu, Phòng cấp sổ, thẻ, Phòng Kế hoạch Tài chính, Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành mới, điều chỉnh quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ theo cơ chế một cửa, như sau:

1. Ban hành mới quy trình tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ (01 quy trình):

- Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng của người lao động (quy trình 112).

2. Điều chỉnh quy trình tiếp nhận hồ sơ như sau:

- Gộp quy trình 801 và quy trình 802 của quy trình chi trả lương hưu và trợ cấp Bảo hiểm xã hội hàng tháng tại Bảo hiểm xã hội quận huyện thành Quy trình giải quyết hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của người bị tạm dừng in danh sách chi trả do 06 tháng liên tục không nhận tiền mặt hoặc người hưởng qua thẻ ATM không đến ký xác nhận định kỳ; người hưởng trợ cấp 01 lần có thời gian chưa đến nhận tiền từ 12 tháng trở lên (quy trình 801)

3. Đối với phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS), điều chỉnh 05 PGNHS sau:

- PGNHS 103; PGNHS 112; PGNHS 402; PGNHS 507; PGNHS 801 (đính kèm 05 PGNHS điều chỉnh nói trên).

4. Quy trình và phiếu giao nhận hồ sơ bị bãi bỏ, 01 quy trình:

- Quy trình và PGNHS 802: Quy trình hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của người bị tạm dừng in danh sách chi trả do 06 tháng liên tục không nhận tiền, người hưởng chế độ BHXH hàng tháng qua thẻ ATM không đến ký xác nhận định kỳ, người hưởng trợ cấp 01 lần có thời gian chưa đến nhận tiền từ 12 tháng trở lên.

5. Ngày áp dụng: Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh thống nhất áp dụng Quy trình và phiếu giao nhận hồ sơ đề cập ở mục 1, mục 2, mục 3 và mục 4, kể từ ngày 24/8/2015.

6. Tổ chức thực hiện:

- Phòng Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm phối hợp với nhà cung cấp phần mềm tiếp nhận hồ sơ, để thêm mới, điều chỉnh Quy trình và các phiếu giao nhận hồ sơ nói ở trên.

- Các Phòng chức năng và Bảo hiểm xã hội quận, huyện chịu trách nhiệm tổ chức, triển khai và thực hiện theo nội dung thông báo này.

- Các tổ chức, đơn vị và cá nhân người lao động áp dụng các Phiếu giao nhận hồ sơ mới theo quy định./.

QUY TRÌNH 

TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ
(đính kèm Thông báo số: 2658/TB-BHXH, ngày 18/8/2015 của Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh)

I. Ban hành mới quy trình

Quy trình giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng của người lao động (Phiếu giao nhận hồ sơ 112, 02 bản).

1. Quy trình tóm tắt:

- Mục đích: để giải quyết hồ sơ hoàn trả tiền bảo hiểm xã hội đóng trùng của người lao động khi chuyển quá trình tham gia BHXH từ nhiều sổ về sổ gốc (Phiếu giao nhận hồ sơ 304/.. ./SO).

Dùng để giao, nhận hồ sơ hoàn trả tiền đóng trùng của người lao động giữa BHXH quận, huyện với BHXH TP.HCM thông qua phòng TN&QLHS nhằm:

+ Phân định trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan khi giải quyết hồ sơ.

+ Có chương trình theo dõi việc giải quyết hồ sơ.

+ Có phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu thống nhất.

- Thời hạn trả kết quả: 5 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

- Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Phòng Thu. Thời hạn 04 ngày làm việc

+ Bước 3: Phòng TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc

2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Phòng TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc

- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 112 và toàn bộ hồ sơ từ Bộ phận Thu BHXH quận, huyện, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm quản lý iQLBH

- Sau đó, chuyển toàn bộ hồ sơ cho Phòng Thu.

Bước 2: Phòng Thu. Thời hạn 4 ngày làm việc

- Tiếp nhận Phiếu giao nhận hồ sơ 112 và toàn bộ hồ sơ từ Phòng TNHS, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm iQLBH.

- Kiểm tra hồ sơ.

- Lập 04 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS), trình lãnh đạo phòng Thu và Giám đốc BHXH Thành phố ký duyệt.

- Mở sổ theo dõi và lưu lại 01 bộ (bản sao).

- Chuyển lại hồ sơ và 03 bản Quyết định (mẫu C16-TS) cho phòng TN&QLHS. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết, trả về kèm thông báo Phiếu hồ sơ lỗi.

- Xác nhận giao nhận trên Phần mềm quản lý iQLBH.

Bước 3: Phòng TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc

- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ Phòng Thu.

- Kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo quy định.

- Xác nhận trên phần mềm quản lý iQLBH.

- Trả hồ sơ cho BHXH quận, huyện theo Phiếu giao nhận hồ sơ.

Lưu ý: Khi chi tiền cho khách hàng thì Bộ phận KH-TC giữ lại 01 bản “Quyết định về việc hoàn trả tiền thu BHXH, BHYT” (mẫu C16-TS), 01 bản “Quyết định về việc thu hồi tiền trợ cấp ... “ (nếu có) và toàn bộ hồ sơ của khách hàng để lưu cùng chứng từ theo quy định.

II. Điều chỉnh quy trình

1. Quy trình giải quyết hưởng tiếp lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của người bị tạm dừng in danh sách chi trả do 06 tháng liên tục không nhận tiền mặt hoặc người hưởng qua thẻ ATM không đến ký xác nhận định kỳ; người hưởng trợ cấp 01 lần có thời gian chưa đến nhận tiền từ 12 tháng trở lên. (Phiếu giao nhận hồ sơ 801, 02 bản)

- Mục đích: Quy trình này quy định trình tự các bước thực hiện khi đối tượng đến BHXH QH để thực hiện các việc trên.

Lưu ý:

Người hưởng nộp giấy đề nghị truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ BHXH hàng tháng (mẫu 17-CBH) hoặc Giấy đề nghị tiếp tục nhận chế độ BHXH (mẫu số 19-CBH) trước ngày 12 hàng tháng (nếu đủ điều kiện) thì cơ quan BHXH chi trả bằng tiền mặt các tháng chưa nhận đến tháng hiện hành và đưa vào danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng qua tài khoản ATM từ tháng sau.

1.1. Đối với trường hợp người hưởng chế độ BHXH hàng tháng: Truy lĩnh do hết hạn hưởng (không còn tên trong danh sách chi trả nhưng còn những tháng chưa nhận); dưới 12 tháng liên tục không đến nhận tiền mặt hoặc nhận qua thẻ ATM có một lần chưa đến ký xác nhận chữ ký theo định kỳ và đến ký tên vào tháng 6 và tháng 12 (ký tên trễ 1 tháng).

- Thời hạn trả kết quả: Chi trả ngay trong ngày làm việc.

- Sơ đồ:

1.1.1. Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn trong ngày làm việc.

+ Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn trong ngày làm việc.

+ Bước 3: Bộ phận kế toán. Thời hạn trong ngày làm việc.

1.1.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn trong ngày làm việc.

- Tiếp nhận Giấy đề nghị truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ BHXH hàng tháng (mẫu 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH) hoặc Giấy đề nghị nhận chế độ BHXH khi người hưởng từ trần (mẫu số 16-CBH) đối với người hưởng từ trần, số lượng 01 bản chính.

Lưu ý:

+ Mẫu 16-CBH có đầy đủ chữ ký, người khai là thân nhân của người hưởng đã từ trần theo quy định, đại diện cho các thân nhân lĩnh tiền lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng của người hưởng đã từ trần có những tháng chưa nhận. Chỉ kê khai đối với thân nhân là cha đẻ, mẹ đẻ, vợ hoặc chồng, cha mẹ của vợ hoặc chồng.

+ Mẫu 17-CBH: Đối với trường hợp người hưởng nhận tiền mặt chế độ BHXH hàng tháng từ 01 đến 06 tháng chưa đến nhận tiền hoặc nhận qua tài khoản ATM có 01 lần không đến ký xác nhận chữ ký theo định kỳ và đến ký tên vào tháng 6 và tháng 12 (ký tên trễ 1 tháng).

+ Mẫu 19-CBH: Đối với trường hợp người hưởng nhận tiền mặt chế độ BHXH hàng tháng từ 06 tháng đến dưới 12 tháng chưa đến nhận tiền và có 01 lần không đến ký tên theo quy định, sau đó đến ký sau tháng 6 và tháng 12 (ký tên vào tháng 7 đến tháng 10 và tháng 1 đến tháng 4).

+ Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ: Giấy đề nghị tiếp tục nhận chế độ BHXH (mẫu số 19-CBH) do người hưởng lập, ký tên và có xác nhận của Chính quyền địa phương nơi cư trú (đối với người hưởng đang cư trú ở trong nước), xác nhận của Đại sứ quán Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước người hưởng đang cư trú (đối với người hưởng đang định cư hợp pháp ở nước ngoài) về việc không bị phạt tù giam hoặc xuất cảnh trái phép, bị tòa án tuyên bố mất tích, hoặc bị thông báo mất quyền công dân hay vi phạm pháp luật trong thời gian không lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo quy định của Quyết định số 488/QĐ-BHXH ngày 23/05/2012 của BHXH Việt Nam, Công văn số 3409/BHXH-KHTC ngày 22/08/2012 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh. Không tiếp nhận mẫu số 19-CBH đối với trường hợp chỉ xác nhận chữ ký hoặc xác nhận cư trú.

+ Mẫu số 16-CBH, mẫu 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH có đầy đủ chữ ký, đúng tên người hưởng, nếu không đúng người được hưởng phải có giấy ủy quyền (mẫu số 18-CBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi người đề nghị đang cư trú.

- Kiểm tra hồ sơ theo PGNHS: Mẫu số 16-CBH, mẫu 17-CBH hoặc mẫu 19- CBH có đầy đủ chữ ký, đúng tên người hưởng, nếu không đúng người được hưởng phải có Giấy ủy quyền (mẫu số 18-CBH) có xác nhận của chính quyền địa phương nơi người đề nghị đang cư trú.

- Cho đối tượng ký tên vào mẫu 24a-CBH.

- Cập nhật vào phần mềm TNHS.

- Chuyển ngay hồ sơ cho bộ phận chính sách.

Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn trong ngày làm việc

- Nhận mẫu số 16-CBH, mẫu số 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Kiểm tra, đối chiếu với sổ theo dõi đối tượng tạm dừng (mẫu S01-CBH).

- Kiểm tra các thông tin trên các mẫu và tính hợp pháp của các mẫu.

- Xác nhận, xét duyệt số tiền được hưởng vào mẫu số 16-CBH, mẫu số 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH và trình lãnh đạo ký tên.

- Bàn giao mẫu số 16-CBH, mẫu số 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH cho bộ phận kế toán.

- Ngày 15 hàng tháng, căn cứ mẫu số 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH lập mẫu Danh sách báo tăng hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng (mẫu 10-CBH) chuyển phòng CĐ BHXH để đưa vào danh sách chi trả tháng sau.

Bước 3: Bộ phận kế toán. Thời hạn trong ngày làm việc

- Tiếp nhận mẫu số 16-CBH, mẫu số 17-CBH hoặc mẫu 19-CBH đã được xét duyệt từ bộ phận chính sách.

- Cập nhật vào phần mềm TNHS.

- Kiểm tra kỹ CMND và thực hiện chi trả ngay cho người hưởng.

- Lưu hồ sơ.

1.2. Đối với trường hợp người hưởng nhận tiền mặt chế độ BHXH hàng tháng và chế độ BHXH 01 lần từ 12 tháng trở lên chưa đến nhận tiền hoặc nhận qua tài khoản ATM sau 2 lần không đến ký tên theo định kỳ:

- Thời hạn trả kết quả: 05 ngày làm việc.

- Sơ đồ:

1.2.1. Diễn giải quy trình:

+ Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 01 ngày làm việc. 

+ Bước 3: Phòng TN-QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 4: Phòng CĐBHXH. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.

+ Bước 5: Phòng TN-QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

+ Bước 6: Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.

1.2.2. Quy trình chi tiết:

Bước 1: Bộ phận TNHS. Thời hạn trong ngày làm việc.

- Tiếp nhận:

+ Giấy đề nghị tiếp tục hưởng chế độ BHXH (mẫu 19-CBH) số lượng 01 bản chính.

- Kiểm tra hồ sơ theo PGNHS:

Giấy đề nghị tiếp tục nhận chế độ BHXH (mẫu số 19-CBH) do người hưởng lập, ký tên và có xác nhận của Chính quyền địa phương nơi cư trú (đối với người hưởng đang cư trú ở trong nước), xác nhận của Đại sứ quán Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước người hưởng đang cư trú (đối với người hưởng đang định cư hợp pháp ở nước ngoài) về việc không bị phạt tù giam hoặc xuất cảnh trái phép hoặc bị tòa án tuyên bố mất tích, hoặc bị thông báo mất quyền công dân hay vi phạm pháp luật trong thời gian không lĩnh lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng theo quy định của Quyết định số 488/QĐ-BHXH ngày 23/05/2012 của BHXH Việt Nam, Công văn số 3409/BHXH-KHTC ngày 22/08/2012 của BHXH Thành phố Hồ Chí Minh.

Lưu ý: Không tiếp nhận mẫu số 19-CBH đối với trường hợp chỉ xác nhận chữ ký hoặc xác nhận cư trú.

- Cập nhật vào phần mềm TNHS.

- Ghi hẹn trên Phiếu giao nhận hồ sơ (05 ngày làm việc).

- Bàn giao hồ sơ cho bộ phận chính sách.

Bước 2: Bộ phận chính sách. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận phiếu giao nhận hồ sơ 801 và toàn bộ hồ sơ từ bộ phận TNHS và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Kiểm tra, đối chiếu với sổ theo dõi đối tượng tạm dừng (mẫu S01-CBH).

- Kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ.

- Trường hợp đối tượng nhận chế độ BHXH 01 lần thì in lại Quyết định hưởng BHXH 01 lần.

- Sau đó, chuyển toàn bộ hồ sơ gồm có mẫu số 19-CBH và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) cho Phòng TNHS thuộc BHXH Thành phố.

Bưóc 3: Phòng TN-QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận, kiểm đếm hồ sơ theo phiếu giao nhận hồ sơ 801 và toàn bộ hồ sơ từ Bộ phận Chính sách BHXH quận/huyện, xác nhận việc giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS.

- Chuyển hồ sơ: mẫu số 19-CBH và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) về phòng CĐBHXH.

Bưóc 4: Phòng CĐBHXH. Thời hạn 1,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận phiếu giao nhận hồ sơ 801, mẫu số 19-CBH và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) từ phòng TN-QLHS.

- Kiểm tra kỹ hồ sơ, đối chiếu, xét duyệt số tiền được hưởng của người hưởng vào mẫu số 19-CBH, trình lãnh đạo ký, đóng dấu. Tăng điện toán tháng sau đối với người hưởng hàng tháng.

- Chuyển hồ sơ: mẫu số 19-CBH và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) về phòng TN-QLHS.

Bước 5: Phòng TN-QLHS. Thời hạn 0,5 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết từ Phòng CĐBHXH.

- Kiểm tra hồ sơ đầy đủ theo quy định và xác nhận giao nhận hồ sơ trên phần mềm TNHS

- Chuyển trả hồ sơ: mẫu số 19-CBH và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) cho bộ phận kế toán BHXH QH để chi trả cho người hưởng.

Bước 6: Bộ phận kế toán. Thời hạn 01 ngày làm việc.

- Tiếp nhận hồ sơ đã giải quyết: mẫu số 19-CBH đã được xét duyệt và quyết định BHXH 01 lần (nếu có) từ phòng TN-QLHS.

- Cập nhật vào phần mềm TNHS.

- Kiểm tra kỹ CMND, số tiền trước khi chi cho người hưởng.

- Lưu hồ sơ.