Công văn 2674/TCHQ-TXNK Quy trình phối hợp xử lý giấy nộp tiền khi Hệ thống thanh toán điện tử gặp sự cố

- Căn cứ quy định tại Điều 24 Thông tư số 184/2015/TT-BTC ngày 17/11/2015 của Bộ Tài chính về xử lý khi hệ thống có sự cố.

- Căn cứ Điều 4 Thỏa thuận hợp tác phối hợp thu giữa TCHQ và các ngân hàng thương mại quy định về trách nhiệm của các bên.

Nhằm hỗ trợ người nộp thuế xác nhận thông tin đã nộp tiền ngay sau khi được Ngân hàng thương mại (dưới đây được gọi tắt là NHTM) đã ký thỏa thuận phối hợp thu ngân sách nhà nước (NSNN) với Tổng cục Hải quan trừ tiền nộp thuế, để không ảnh hưởng đến thời gian thông quan, giải phóng hàng trong trường hợp NHTM đã trừ tiền từ tài khoản của người nộp thuế tại Corebanking của NHTM phối hợp thu, nhưng hệ thống thanh toán điện tử gặp sự cố nên không gửi thông tin đã nộp tiền sang Cổng thanh toán điện tử hải quan, đồng thời làm rõ trách nhiệm xử lý của các đơn vị trong tổ chức phối hợp thu NSNN, Tổng cục Hải quan hướng dẫn các Cục Hải quan, các NHTM thống nhất thực hiện như sau:

1. Về nguyên tắc thực hiện:

1.1. Trường hợp hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan hải quan hoặc NHTM phối hợp thu gặp sự cố, bên xảy ra sự cố phải thông báo kịp thời bằng Email/điện thoại đầu mối đã đăng ký cho bên kia biết và khẩn trương tiến hành khắc phục sự cố.

Sau khi sự cố đã được khắc phục xong, NHTM thực hiện truyền lại toàn bộ các thông điệp nộp tiền bị lỗi trong ngày sang Cổng thanh toán điện tử hải quan để cơ quan hải quan kịp thời hạch toán trừ nợ cho người nộp thuế.

1.2. Trường hợp NHTM đã trừ tiền từ tài khoản của người nộp thuế tại Corebanking của NHTM nhưng hệ thống của NHTM hoặc cơ quan Hải quan gặp sự cố, NHTM không gửi được thông tin đã nộp tiền sang Cổng thanh toán điện tử hải quan. Trong thời gian chờ khắc phục sự cố, để không ảnh hưởng đến việc thông quan, giải phóng hàng, thì NHTM phối hợp thu và cơ quan hải quan thực hiện xử lý theo trình tự điểm 2 công văn này.

1.3. Chi cục trưởng Chi Cục Hải quan có trách nhiệm tổ chức, phân công cho, công chức hải quan quản lý email, lấy thông tin giấy nộp tiền do NHTM chuyển và xử lý theo quy định tại điểm 2 công văn này.

Lưu ý: Giấy nộp tiền do NHTM gửi qua email chỉ sử dụng để thông quan/giải phóng hàng, không thực hiện hạch toán trừ nợ.

1.4. Danh sách email của các đơn vị hải quan sử dụng để phối hợp xử lý khi hệ thống có sự cố theo phụ lục 1 đính kèm công văn này. Các user (tên đăng nhập) đều có mật khẩu ghi trong phụ lục 1, trong vòng 10 ngày kể từ ngày ký công văn này, đề nghị công chức hải quan sau khi đăng nhập tự đổi mật khẩu ngay sau khi đăng nhập email thành công lần đầu tiên, các chi cục chịu trách nhiệm tự quản lý mật khẩu đăng nhập của đơn vị mình, quản lý theo chế độ (mật).

Khi Cục Hải quan có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức cấp Chi cục (sáp nhập chi cục hoặc thay đổi khác có liên quan đến tổ chức) thì thông báo kịp thời về Tổng cục Hải quan (Cục CNTT & TKHQ và Cục Thuế XNK) để được hướng dẫn thay đổi email và thông báo kịp thời cho các NHTM.

2. Tổng cục Hải quan gửi các NHTM danh sách email của các đơn vị hải quan sử dụng để phối hợp xử lý, trao đổi thông tin khi hệ thống có sự cố theo phụ lục 3 đính kèm công văn này.

Danh sách Email của các NHTM sử dụng để trao đổi thông tin giấy nộp tiền với các đơn vị hải quan khi hệ thống gặp sự cố theo phụ lục 4 đính kèm công văn này.

Đề nghị các NHTM phối hợp thu cung cấp chi tiết thông tin chữ ký số sử dụng ký số trên email (serial number, đơn vị cấp, đơn vị được cấp, thời gian hiệu lực của chứng thư số) tại NHTM sử dụng để trao đổi thông tin giấy nộp tiền với các đơn vị hải quan khi hệ thống gặp sự cố gửi về Tổng cục Hải quan (Cục CNTT & TKHQ) trước ngày 20/5/2018 để Cục CNTT & TKHQ cập nhật kịp thời vào hệ thống cho các đơn vị hải quan khai thác, làm căn cứ kiểm tra thông tin chữ ký số. Trường hợp NHTM thay đổi chứng thư số phải thông báo lại các thông tin cho Tổng cục Hải quan trước 10 ngày để cập nhật lại vào hệ thống.

3. Thông tin chữ ký số của các NHTM sử dụng để gắn vào email gửi sang các đơn vị hải quan: Đề nghị Cục CNTT & TKHQ xây dựng chứcnăng để cập nhật thông tin chữ ký số của NHTM và có văn bản hướng dẫn các đơn vị hải quan khai thác, tra cứu thông tin chữ ký số.

4. Trình tự xử lý xác nhận thông tin đã nộp tiền trong thời gian chờ khắc phục sự cố thực hiện như sau:

4.1. Tại NHTM phối hợp thu: sau khi xác định hệ thống có sự cố không gửi được thông tin nộp tiền sang Cổng thanh toán thì phát hành và đính kèm Giấy nộp tiền vào NSNN vào Email nội bộ có gắn chữ ký số của NHTM phát hành giấy nộp tiền gửi đến cơ quan hải quan nơi phát sinh số tiền thuế đã nộp, đồng thời gửi đến địa chỉ email của Tổng cục Hải quan (epay[email protected] và[email protected] ) và Hội sở của NHTM phối hợp thu để biết và phối hợp xử lý, thông báo cho NNT biết việc hệ thống gặp sự cố nên NHTM đã gửi thông báo nộp tiền sang cơ quan hải quan nơi phát sinh khoản nợ.

4.2. Người nộp thuế liên hệ và thông báo với cơ quan hải quan nơi đăng ký tờ khai, xuất trình các chứng từ nộp tiền (nếu có) để được xem xét, giải quyết.

4.3. Tại Cơ quan hải quan: công chức hải quan do Chi cục trưởng Chi Cục hải quan phân công có trách nhiệm khai thác thông tin giấy nộp tiền từ email NHTM gửi sang.

Đề nghị các đơn vị hải quan căn cứ chức năng cập nhật thông tin chữ ký số do Cục CNTT & TKHQ thông báo, khai thác thông tin chữ ký số của NHTM đã đăng ký để kiểm tra với thông tin chữ ký số của NHTM gắn vào email gửi cơ quan hải quan.

Cách kiểm tra chữ ký số gắn trên E-mail của NHTM gửi sang E-mail customs của các đơn vị hải quan theo hướng dẫn tại phụ 2 đính kèm.

Sau khi kiểm tra thông tin trên giấy nộp tiền nếu số tiền lớn hơn hoặc bằng với số thuế phải nộp, đồng thời phù hợp, chính xác với các thông tin liên quan (như: tài khoản nộp tiền, sắc thuế, cơ quan hải quan, cơ quan kho bạc,...) trên hệ thống Kế toán thuế tập trung (KTTT), thì sử dụng chức năng J trên Hệ thống KTTT (trong phần diễn giải ghi rõ xác nhận căn cứ trên giấy nộp tiền do NHTMCP X chuyển qua email) để xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế và cho thông quan hàng hóa.

Sau khi lấy giấy nộp tiền từ email thì gửi lại email của NHTM và email của Tổng cục Hải quan ([email protected] và [email protected]) xác nhận việc đơn vị đã nhận giấy nộp tiền và xử lý cho doanh nghiệp.

Nghiêm cấm công chức hải quan yêu cầu doanh nghiệp xuất trình giấy nộp tiền và tự tra cứu thông tin giấy nộp tiền trên hệ thống hoặc qua email do NHTM gửi để xác nhận thông quan hàng hóa.

Trường hợp thông tin chữ ký số trên email của NHTM không phù hợp với chữ ký số đã đăng ký với Tổng cục Hải quan thì gửi lại NHTM (thông qua email NHTM đã gửi) thông báo về thông tin chữ ký số không phù hợp để NHTM biết và khắc phục.

5. Hiện hệ thống KTTT của hải quan đang nhận bảng kê giấy nộp tiền từ Kho bạc Nhà nước chuyển (được lập từ các NHTM giữ tài khoản của Kho bạc) có tình trạng một giấy nộp tiền thu cho 01 tờ khai, có cùng tiểu mục nộp tiền lại tách ra nhiều dòng chi tiết và có bút toán khác nhau (hệ thống của hải quan chỉ chấp nhận trên 01 giấy nộp tiền nếu có cùng tiểu mục sẽ cùng một thứ tự bút toán), nên khi cập nhật giấy nộp tiền vào hệ thống của hải quan thường bị lỗi, ảnh hưởng đến thời gian thông quan của doanh nghiệp.

Để không ảnh hưởng đến tình hình xử lý cập nhật chứng từ vào hệ thống của hải quan, đề nghị các NHTM, đặc biệt là các NHTM giữ tài khoản của Kho bạc Nhà nước cập nhật dữ liệu giấy nộp tiền theo đúng quy định bảng kê giấy nộp tiền theo mẫu 01/BKNT của Thông tư 184/2015/TT-BTC , không được cập nhật giấy nộp tiền01 tờ khai chuyển sang Kho bạc Nhà nước cho 01 tiểu mục nộp tiền có nhiều dòng chi tiết nhưng có bút toán khác nhau.

6. Xử lý lấy thông tin nộp tiền:

Trường hợp người nộp thuế hoặc NHTM tra cứu thông tin nộp tiền đối với các tờ khai khai sửa đổi bổ sung trong thông quan và khai sửa đổi bổ sung sau thông quan nhưng không có số tiền thuế phải nộp (hệ thống chỉ hiện số tiền theo khai báo trong trường hợp khai sửa đổi trong thông quan), đề nghị các Cục Hải quan xử lý:

- Đối với tờ khai khai sửa đổi bổ sung trong thông quan (IDA01): đề nghị Cục Hải quan hướng dẫn các Chi cục Hải quan thực hiện đúng quy trình thủ tục hải quan theo Quyết định 1966/QĐ-TCHQ , nếu đã kiểm tra hồ sơ (tờ khai luồng vàng) hoặc kiểm tra hàng hóa (tờ khai luồng đỏ) thì nhanh chóng thực hiện nghiệp vụ CEA/CEE để kết thúc hoàn thành thủ tục hải quan, hệ thống sẽ xác định số tiền thuế phải nộp chuyển sang hệ thống kế toán tập trung, hỗ trợ người nộp thuế và NHTM có thông tin nộp tiền.

- Đối với tờ khai khai sửa đổi bổ sung sau thông quan (nghiệp vụ AMA): Các Cục Hải quan hướng dẫn doanh nghiệp nộp hồ sơ khai sửa đổi bổ sung và thực hiện ngay lệnh xác nhận đã kiểm tra hồ sơ (nghiệp vụ CAM), hệ thống sẽ xác định số tiền thuế còn phải nộp chuyển sang hệ thống KTTT, hỗ trợ người nộp thuế và NHTM có thông tin nộp tiền.

Trong quá trình thực hiện trường hợp phát sinh vướng mắc, đề nghị liên hệ theo số điện thoại đầu mối của Tổng cục Hải quan (Cục Thuế XNK, Cục CNTT & thống kê Hải quan) hoặc gửi email theo địa chỉ [email protected] (vướng về hệ thống) hoặc [email protected] (vướng về nghiệp vụ) để được hỗ trợ.

Tổng cục Hải quan thông báo để các đơn vị biết và thực hiện./.

PHỤ LỤC II

HƯỚNG DẪN KIỂM TRA CHỮ KÝ SỐ TRÊN EMAIL CUSTOMS
(Ban hành kèm theo công văn số2674/TCHQ-TXNK ngày16 tháng 05 năm 2018của Tổng cục Hải quan)

1. Cài đặt email customs trên outlook

Bước 1:

Đăng nhập email trên trình duyệt theo địa chỉ: https://maiI.customs.gov.vn chọn hướng dẫn sử dụng hệ thống thư điện tử hải quan Việt Nam.

Bước 2:

Tùy theo phiên bản Microsoft Outlook đang cài đặt trên máy trạm để chọn hướng dẫn phù hợp (các phiên bản Microsoft Outlook sau bản 2010 cài như bản2010). Làm theo hướng dẫn để thực hiện cài đặt và cấu hình trên máy trạm.

2. Sử dụng Outlook để kiểm tra email có gắn chữ ký số

Bước 1:Mở Outlook để kiểm tra email đến

Bước 2: Kiểm tra thư có gắn chữ ký số

Email có gắn chữ ký số là email có biểu tượng như ở điểm 1 và điểm 2 trong hình dưới. Để xem chi tiết thông tin chữ ký số, click chuột vào điểm 2 trong hình.

Bước 3: Kiểm tra email ký số

Chữ ký số gắn liền email được xác thực khi thông tin tại điểm 1 và điểm 2 là Valid. Để xem chi tiết thông tin của chứng thư số dùng để ký trong email Click chuột vào điểm 3 (Details).

Sau đó chọn tiếp điểm 1 (View Details) ở hình dưới

Thông tin chi tiết về chữ ký:

Người ký: Singed by tại điểm 1

Thời gian ký: Signing time: tại điểm 2

Cần kiểm tra thông tin người ký có nằm trong danh sách được Tổng cục Hải quan thông báo hay không. Thời gian ký phải phù hợp với thời gian gửi email.

Để xem chi tiết thông tin về chứng thư số dùng để ký, chọn View Certificate như trong hình dưới.

Tại mục 1 (Tab General) có thể xem được các thông tin:

- Người được cấp chứng thư số: Issued to (điểm 2 trong hình)

- Người cấp chứng thư số: Issued by (điểm 3 trong hình)

- Thời gian hiệu lực của chứng thư số: Valid from... to... ( điểm 4 trong hình)

Tại Tab Details có thể xem được các thông tin như sau:

Serial number (Click chọn vào điểm 2 và xem chi tiết tại điểm 3) số Serial number này phải nằm trong danh sách đã đăng ký và phù hợp với thông tin người cấp (CA) và người được cấp trên chứng thư được xem ở bước tiếp theo.

Xem thông tin người cấp (CA) chứng thư số tại điểm 2 và xem chi tiết tại điểm 3

Xem thông tin người được cấp chứng thư số tại điểm 2 và xem chi tiết tại điểm 3

PHỤ LỤC III

DANH SÁCH TỔNG HỢP CÁC ĐƠN VỊ CẤP EMAIL SỬ DỤNG KHI HỆ THỐNG NỘP TIỀN GẶP SỰ CỐ (GỬI CÁC NHTM)
(Ban hành kèm theo côngvănsố:2674/TCHQ-TXNK ngày16 tháng 05 năm 2018của Tổng cục Hải quan)

PHỤ LỤC IV

DANH SÁCH CÁC EMAIL CỦA NGÂN HÀNG PHỐI HỢP THU TRAO ĐỔI GIẤY NỘP TIỀN KHI HỆ THỐNG GẶP SỰ CỐ
(Ban hành kèm theo công văn số2674/TCHQ-TXNK ngày16 tháng 05 năm 2018của Tổng cục Hải quan)