Công văn 2796/TCT-DNL Trả lời chính sách thuế đối với việc sử dụng chứng từ điện tử cho mục đích kê khai, nộp thuế

Kính gửi: Cục Thuế Thành phố Hà Nội

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 26778/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hà Nội về việc đề nghị hướng dẫn về chính sách thuế đối với việc sử dụng chứng từ điện tử cho mục đích kê khai, nộp thuế của Công ty TNHH Panasonic System Networks Việt Nam. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

Căn cứ các quy định tại Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015:

- Khoản 1 Điều 16 quy định nội dung chứng từ kế toán:

“1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

b) Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

c) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

d) Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

đ) Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

e) Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

g) Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.”

- Khoản 1 Điều 17 quy định chứng từ điện tử:

“1. Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi có các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này và được thể hiện dưới dạng điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính, mạng viễn thông hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.”

- Khoản 1, khoản 2 và khoản 6 Điều 18 quy định việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán:

“1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật này.

[...]

6. Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều này. Chứng từ điện tử được in ra giấy và lưu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật này. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.”

- Khoản 1 và Khoản 4 Điều 19 quy định việc ký chứng từ kế toán:

“1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. [...]

4. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.”

Căn cứ các quy định nêu, trường hợp Công ty TNHH Panasonic System Networks Việt Nam sử dụng, lưu trữ các chứng từ điện tử (hóa đơn điện tử) được xuất bởi các nhà cung cấp ở nước ngoài và được quản lý qua hệ thống mua hàng điện tử của Panasonic nhưng không có chữ ký điện tử của người bán thì Công ty không được sử dụng các chứng từ này cho mục đích kê khai và nộp thuế theo quy định.

Tổng cục Thuế thông báo để Cục Thuế Thành phố Hà Nội biết và hướng dẫn đơn vị thực hiện./.