Công văn 2818/TCT-DNL Thực hiện hóa đơn điện tử

Tổng cục Thuế nhận được công văn ngày 29/5/2018 của Ngân hàng MUFG Bank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh thành phố Hà Nội kiến nghị về việc hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về nội dung này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về giá trị pháp lý của HĐĐT.

Theo quy định tại Điều 6 và Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính thì HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử và phải đáp ứng nội dung quy định tại Điều 6 của Thông tư này. HĐĐT dưới dạng file PDF chỉ là một trong những hình thức hiển thị HĐĐT.

Tại Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định nguyên tắc sử dụng HĐĐT:

“1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử

Trường hợp người bán lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua (nêu rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử là truyền trực tiếp từ hệ thống của người bán sang hệ thống của người mua; hoặc người bán thông qua hệ thống trung gian của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để lập hóa đơn và truyền cho người mua).

…”

Trường hợp khách hàng yêu cầu gửi HĐĐT qua email thì Ngân hàng gửi HĐĐT qua email cho khách hàng. Hóa đơn điện tử của khách hàng khi xuất trình với cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 nêu trên.

2. Về chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.

Căn cứ quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định về nguyên tắc chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy quy định:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Tại điểm a Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định:

“3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc:

a) Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn dịch vụ ngân hàng”

Căn cứ quy định nêu trên, HĐĐT chuyển đổi sang giấy của Ngân hàng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của Ngân hàng (trừ hóa đơn dịch vụ ngân hàng không nhất thiết phải có dấu của người bán). Đề nghị Ngân hàng thực hiện chuyển đổi chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo đúng quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Khách hàng của MUFG được sử dụng HĐĐT chuyển đổi này để kê khai, khấu trừ thuế theo quy định.

3. Về sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

Hiện nay, Tổng cục Thuế đang xây dựng dự thảo Nghị định thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Do đó, Tổng cục Thuế đề nghị Ngân hàng MUFG thực hiện HĐĐT theo hướng dẫn nêu trên cho đến khi Nghị định mới được ban hành và triển khai thực hiện.

Tổng cục Thuế thông báo để Ngân hàng MUFG Bank chi nhánh thành phố Hồ Chí Minh và chi nhánh thành phố Hà Nội biết và thực hiện./.