Công văn 1959/TCT-DNL Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: Bệnh viện Bạch Mai
(Địa chỉ : số 78 Giải Phóng, Đống Đa, Hà nội)

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 313/CV-BVBM ngày 30/03/2017 của Bệnh viện Bạch Mai vướng mắc về việc triển khai áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, sau khi báo cáo Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Ngày 23/02/2016, Bộ Tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT hướng dẫn thực hiện về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. Trường hợp khách hàng không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp dịch vụ giữa Bệnh viện Bạch Mai và khách hàng như: phiếu thu, Biên nhận thanh toán, hồ sơ chứng từ gốc liên quan hoạt động khám chữa bệnh hoặc các hoạt động khác thì hóa đơn điện tử Bệnh viện lập cho khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của khách hàng.

2. Về tiêu thức chữ ký và dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy:

Tại khoản 2,3,4 Điều 12 Thông tư số 32/201 I/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

"2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ "HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ"); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."

Tại điểm b khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 quy định :

" - Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức "dấu của người bán"

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính".

Căn cứ quy định nêu trên và để phù hợp với thực tế hoạt động của Bệnh viện có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy lớn và hệ thống của bệnh viện đảm bảo chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy duy nhất 01 lần, đồng thời để tránh tình trạng trục lợi bảo hiểm, Tổng cục Thuế hướng dẫn Bệnh viện Bạch Mai như sau:

Bệnh viện Bạch Mai thực hiện chuyển đổi HĐĐT sang giấy để giao cho khách hàng trong trường hợp khách hàng có nhu cầu chuyển đổi sang giấy và chỉ được chuyển đổi 01 lần. Trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy của Bệnh viện không nhất thiết phải có dấu và chữ ký người đại diện theo pháp luật. Hóa đơn điện tử chuyển đổi' sang giấy phải đáp ứng các điều kiện theo quy định tại khoản 2,3 ,4 Điều 12 Thông tư số 32/201 1/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính. Bệnh viện phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang giấy.

3. Về việc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy có số dòng nhiều hơn một trang:

Tại khoản 1 và khoản 3 Điều 3 Thông tư số 32/201 I/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn :

"1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điêu 6 Thông tư này."

"3. Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:

a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.

Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết."

Tại khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày.3 1/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn trường hợp khi bắt hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn như sau:

"….Cục thuế xem xét từng trường hợp cụ thể để chấp thuận cho cơ sở kinh doanh được sử dụng hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu của trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người ban như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)

Căn cứ quy định nêu trên, để phù hợp với đặc thù của hóa đơn điện tử, trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy, nếu số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn thì Bệnh viện Bạch Mai thực hiện tương tự trường hợp sử dụng hóa đơn tự in mà việc lập và in hóa đơn thực hiện trực tiếp từ phần mềm và số lượng hàng hóa, dịch vụ bán ra nhiều hơn số dòng của một trang hóa đơn, cụ thể:

Bệnh viện được thể hiện hóa đơn nhiều hơn một trang nếu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị : cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người.bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu tiếp theo trang trước - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó).

4. Về chữ ký điện tử trên văn bản thoả thuận trong trường hợp phát hiện sai sót:

Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sau đó phát hiện sai sót theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Bệnh viện lập văn bản xác nhận sai sót bằng giấy có chữ ký của người mua và người bán. Bệnh viện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC

5. Kết nối phần mềm khám chữa bệnh với phần mềm kế toán:

Bệnh viện Bạch Mai thực hiện kết chuyển dữ liệu từ phần mềm khám chữa bệnh vào phần mềm kế toán theo định kỳ (một ngày một lần) theo số tổng cộng để thực hiện hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế. Bệnh viện Bạch Mai chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu kê khai thuế, hạch toán kế toán để xác định kết quả kinh doanh.

Bệnh viện Bạch Mai phải chủ động tuyên truyền cho khách hàng việc thực hiện hóa đơn điện tử của Bệnh viện để khách hàng hiểu và chấp nhận hóa đơn điện tử, đồng thời chủ động phối hợp với Cục thuế địa phương để Cục thuế hỗ trợ trong quá trình triển khai thực hiện hóa đơn điện tử.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Bệnh viện Bạch Mai phản ánh về Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế để giải quyết.

Tổng cục Thuế trả lời để Bệnh viện Bạch Mai được biết và thực hiện.