Công văn 2055/TCT-DNL Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 21-3/DHL-VNPT của Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT vướng mắc về việc triển khai thực hiện hóa đơn điện tử. Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về chữ ký của người mua trên HĐĐT:

Tại Điểm e Khoản 1 và Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

"1. Hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau:

e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

. . .2. Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính."

Tại công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử như sau:

"Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua."

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT với người mua như: hợp đồng kinh tế, biên nhận thanh toán, phiếu thu, hồ sơ chứng từ khác thì Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

2. Về tiêu thức chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán trên HĐĐT chuyển đổi sang giấy:

Tại Khoản 1 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính quy định:

"1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này. . .".

Tại Khoản 2 (d) Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:

"d) Tiêu thức "người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn."

Tại điểm b Khoản 3 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“…

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục Thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức "dấu của người bán"

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính".

Căn cứ quy định nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT như sau:

Theo báo cáo của Công ty, đối với hóa đơn giấy Công ty đã được miễn tiêu thức dấu của người bán do đó trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy của Công ty không nhất thiết phải có tiêu thức dấu của người bán.

Đối với tiêu thức chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán: trường hợp Công ty có số lượng hóa đơn điện tử cần chuyển đổi sang giấy lớn và việc ký người đại diện theo pháp luật của Công ty gặp khó khăn thì Công ty được ủy quyền theo quy định của pháp luật về ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên HĐĐT chuyển đổi. Công ty phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc chuyển đổi này.

3. Về xử lý hóa đơn điện tử đã lập:

Trường hợp hóa đơn điện tử của Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT đã lập cho khách hàng sau đó phát hiện sai sót theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL-VNPT phải lập văn bản sai sót có chữ ký của người mua và người bán. Văn bản xác nhận sai sót Công ty được phép lập bằng giấy có chữ ký của người bán và người mua. Công ty lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Tổng cục Thuế thông báo để Công ty TNHH chuyển phát nhanh DHL- VNPT được biết và thực hiện./.