Công văn 45565/CT-TTHT Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Kính gửi: Chi nhánh Công ty TNHH NGK Coca-Cola Việt Nam tại Hà Nội 
(Đ/c: Km 17, Quốc lộ 1A, Xã Duyên Thái, Huyện Thường Tín, TP. Hà Nội)
 MST: 0300792451-004

Trả lời công văn không số đề ngày 09/04/2019 của Chi nhánh Công ty TNHH NGK Coca-Cola Việt Nam tại Hà Nội (sau đây gọi là Chi nhánh) hỏi về hóa đơn điện tử (HĐĐT), Cục Thuế TP Hà Nội có ý kiến như sau:

- Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/11/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, quy định về việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

- Căn cứ Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

+ Tại Điều 10 quy định về chuyển đổi thành chứng từ giấy:

“1. Hóa đơn điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành chứng từ giấy.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.”

+ Tại Điều 35 quy định về hiệu lực thi hành:

“3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

4. Kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các Nghị định: số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ hết hiệu lực thi hành.”

Căn cứ các quy định trên, Cục Thuế TP Hà Nội trả lời Chi nhánh về nguyên tắc như sau:

Trong thời gian từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngay 17/01/2014 của Chính phủ vẫn còn hiệu lực thi hành. Do vậy, việc quản lý, sử dụng HĐĐT trong thời gian này thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC và Thông tư số 39/2014/TT-BTC. Từ ngày 01/11/2020, việc quản lý, sử dụng HĐĐT thực hiện thống nhất theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn.

Trong giai đoạn từ 01/11/2018 đến 31/10/2020, việc chuyển đổi HĐĐT sang HĐ giấy, đề nghị Chi nhánh nghiên cứu và thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC nêu trên.

Đối với kiến nghị liên quan đến đề nghị cơ quan thuế chấp thuận việc hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy và trên chứng từ giấy sau chuyển đổi không thể hiện tiêu thức chữ ký người chuyển đổi, chữ ký người đại diện theo pháp luật và dấu của người bán, Cục Thuế TP Hà Nội đã có công văn báo cáo xin ý kiến Tổng cục Thuế. Trường hợp hướng dẫn của Tổng cục Thuế khác với nội dung hướng dẫn của Cục Thuế TP Hà Nội, Cục Thuế TP Hà Nội sẽ thông báo để Chi nhánh được biết và thực hiện điều chỉnh theo quy định.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Chi nhánh Công ty TNHH NGK Coca-Cola Việt Nam tại Hà Nội được biết và thực hiện./.