Công văn 8829/CT-TTHT Xuất hóa đơn điện tử

Kính gửi: Công ty cổ phần nhựa Tân Phú
Địa chỉ: 314 Lũy Bán Bích, Phường Hòa Thạnh, quận Tân Phú, TP.HCM
Mã số thuế: 0303640880

Trả lời văn bản số 183/CV-NTP của Công ty về xuất hóa đơn điện tử, Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

+ Tại Điểm e, Khoản 1, Điều 6 quy định về nội dung của hóa đơn điện tử:

“e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

+ Tại Điều 12 quy định chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:

“1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

2. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;

b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;

c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

3. Giá trị pháp lý của các hóa đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

4. Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc - hóa đơn nguồn (ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.”

Căn cứ Điểm d, Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung trên hóa đơn:

“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Căn cứ quy định trên, trường hợp trên hóa đơn điện tử có ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thì về nguyên tắc tại thời điểm lập hóa đơn điện tử đơn vị phải thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC .

Trường hợp hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Trường hợp người đại diện theo pháp luật không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của người đại diện pháp luật cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ và tên trên hóa đơn và đóng dấu treo.

Cục Thuế TP thông báo Công ty biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này./.