Công văn 9773/CT-TTHT Hóa đơn điện tử

Kính gửi: Chi nhánh tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam
Viễn thông thành phố Hồ Chí Minh
Địa chỉ: 125 Hai Bà Trưng, P. Bến Nghé, Q.1, TP.HCM
 Mã số thuế: 0300954529

Trả lời văn bản số 3191/VNPT.THPHCM-KTKH ngày 15/09/2016 của Chi nhánh về hóa đơn; Cục Thuế TP có ý kiến như sau:

Căn cứ Điều 10 Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/05/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán quy định về chứng từ điện tử:

“Căn cứ khoản 2 Điều 18 của Luật Kế toán, nội dung chứng từ điện tử được quy định như sau:

1. Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán và phải được mã hóa bảo đảm an toàn dữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ

2. Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

3. Đối với chứng từ điện tử, phải đảm bảo tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết.”

Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại Điều 11 quy định về lưu trữ và tiêu hủy hóa đơn điện tử:

“1. Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

2. Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện sau:

a) Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;

b) Nội dung của hóa đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó;

c) Hóa đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

...”

+ Tại Điều 12 quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử ra hóa đơn giấy.

Căn cứ quy định nêu trên, trường hợp Chi nhánh theo trình bày nhận hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp dịch vụ thì Chi nhánh có thể lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc chuyển đổi ra hóa đơn giấy nhưng phải đáp ứng các quy định tại Điều 11, Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC để làm căn cứ kê khai thuế.

Cục Thuế TP thông báo Chi nhánh biết để thực hiện theo đúng quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật đã được trích dẫn tại văn bản này.