Công văn 4985/TCT-DNL Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử

Kính gửi: Tổng công ty Gas Petrolimex - CTCP.

Tổng cục Thuế nhận được công văn số 0670/PGC-CV-KTTC ngày 15/08/2019 và công văn số 0649/PGC-CV-KTTC ngày 06/08/2019 của Tổng Công ty Gas Petrolimex - CTCP (Tổng công ty) báo cáo về vướng mắc liên quan đến triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT). Về vấn đề này, Tổng cục Thuế có ý kiến như sau:

1. Về lập hóa đơn điện tử và thời điểm tính thuế giá trị gia tăng (GTGT):

Tại Khoản 3 Điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ quy định:

“3. Trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.”

Tại Khoản 2 Điều 27 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019 của Bộ Tài chính quy định:

“2. Từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, để chuẩn bị điều kiện cơ sở vật chất, cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đăng ký, sử dụng, tra cứu và chuyển dữ liệu lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP , trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và theo hướng dẫn tại Thông tư này thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn áp dụng hóa đơn theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP.”

Tại Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định:

“3. Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.”

Tại điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền….”

Tại Khoản 1, Khoản 2 Điều 8 Thông tư số 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013 của Bộ Tài chính quy định thời điểm xác định thuế GTGT như sau:

“1. Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Đối với cung ứng dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định.”

Tại Khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

Tại điểm b Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

“Ký hiệu mẫu số hoá đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hoá đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hoá đơn (một loại hoá đơn có thể có nhiều mẫu).”

Tại điểm 1.2 và điểm 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn ký hiệu mẫu số hoá đơn và ký hiệu hoá đơn.

Căn cứ quy định nêu trên, Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, trong khi cơ quan thuế chưa thông báo các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi để sử dụng hóa đêm điện tử theo quy định Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 của Chính phủ và hướng dẫn tại Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/09/2019 của Bộ Tàichính thì Tổng công ty và các đơn vị thành viên (các Công ty con, các Chi nhánh trực thuộc Tổng công ty, các chi nhánh trực thuộc các Công ty con) được phép sử dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/15/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Tổng công ty Gas Petrolimex và các đơn vị thành viên (ứng với 1 mã số thuế) có thể đăng ký sử dụng 02 ký hiệu hóa đơn trong một mẫu hóa đơn GTGT theo hướng dẫn tại điểm 1.2, 1.3 Phụ lục 1 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính để phục vụ yêu cầu quản lý tại đơn vị. Tổng công ty và các đơn vị thành viên phải thực hiện lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định, đảm bảo nguyên tắc số hóa đơn điện tử liên tục theo trình tự thời gian tại từng ký hiệu hóa đơn điện tử.

Tổng công ty Gas Petrolimex và các đơn vị thành viên thực hiện tính, khai thuế GTGT tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền đối với hoạt động bán hàng hóa và tại thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung ứng dịch vụ đối với hoạt động cung ứng dịch vụ.

2. Về chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử:

Tại Khoản 1 (e) Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

Tại Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về nội dung của hóa đơn điện tử:

“Một số trường hợp hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.”

Căn cứ công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/2/2016 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa Tổng công ty hoặc các đơn vị thành viên với người mua như: hợp đồng kinh tế phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,... thì Tổng công ty Petrolimex Gas hoặc các đơn vị thành viên lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

3. Về chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy:

Tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

…”

Tại Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính quy định:

“Ngoài các nội dung hướng dẫn cụ thể tại Thông tư này, các nội dung khác được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ…”

Tại Khoản 2(d) Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính quy định:

“d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”

Tại Khoản 3 (b) Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định:

- Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”

- Các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.”

Căn cứ quy định nêu trên, Tổng công ty và các đơn vị thành viên được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa trong quá trình lưu thông theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trường hợp Tổng giám đốc của Tổng công ty/thủ trưởng các đơn vị thành viên không trực tiếp ty vào hóa đơn điện tử chuyển đổi thì Tổng giám đốc của Tổng công ty/thủ trưởng các đơn vị thành viên phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn điện tử chuyển đổi và đóng dấu của Tổng công ty/đơn vị thành viên vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.

Trường hợp việc đóng dấu của Tổng công ty/đơn vị thành viên của Tổng công ty trên hóa đơn điện tử chuyển đổi gặp khó khăn do Tổng công ty/đơn vị thành viên thực hiện bán hàng từ nhiều điểm bán hàng và cửa hàng tại địa bàn khác nơi Tổng công ty/đơn vị thành viên đặt trụ sở chính, thì đề nghị tổng công ty/đơn vị thành viên báo cáo Cục Thuế quản lý trực tiếp Tổng công ty/ đơn vị thành viên xem xét, có văn bản hướng dẫn phù hợp với quy định tại Khoản 3 (b) Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính.

Tổng cục Thuế trả lời để Tổng công ty Gas Petrolimex - CTCP biết và thực hiện./.