Công văn 5113/TCT-CS Hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn điện tử

Trong quá trình triển khai áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế nhận được phản ánh của Cục Thuế, doanh nghiệp về một số nội dung vướng mắc.

Tổng cục Thuế gửi kèm theo công văn này nội dung hướng dẫn xử lý một số vấn đề khi áp dụng hóa đơn điện tử để các Cục Thuế nghiên cứu áp dụng. Trường hợp có vướng mắc đề nghị các Cục Thuế tiếp tục phản ánh để Tổng cục Thuế nghiên cứu hướng dẫn kịp thời./.

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ
(Kèm theo công văn số: 5113/TCT-CS ngày 27 tháng 12 năm 2021 của Tổng cục Thuế)

1. Về việc gửi Thông báo tiếp nhận và kết quả xử lý về việc HĐĐT đã lập có sai sót (Mẫu 01/TB-SSĐT) cho NNT

Căn cứ quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ (sau gọi chung là Nghị định số 123/2020/NĐ-CP):

- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót và người bán đã thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì sau khi tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế thực hiện cấp mã cho hóa đơn điện tử mới do người bán lập gửi đến cơ quan thuế theo quy định, hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế; sau đó cơ quan thuế ban hành thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.

- Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện có sai sót, đối với trường hợp người bán thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì sau khi tiếp nhận Mẫu số 04/SS-HĐĐT do người bán gửi đến, cơ quan thuế ban hành ngay thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để gửi người bán.

- Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà người bán đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thực hiện theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

- Thủ trưởng cơ quan thuế được ủy quyền cho công chức cấp dưới là lãnh đạo ký số theo quy định của pháp luật trên Mẫu số 01/TB-SSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để gửi người nộp thuế.

2. Về việc không sử dụng hóa đơn đã thông báo phát hành theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sau khi người nộp thuế đã đăng ký thành công sử dụng HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và cơ quan thuế đã gửi Thông báo chấp nhận tới người nộp thuế

Khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

“3. Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định này, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo các quy định trước đây, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định này. ”

Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 59 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ, quy định tại Khoản 3 Điều 11 Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính;

Căn cứ quy định tại Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (đã được sửa đổi, bổ sung tại các Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 của Bộ Tài chính);

Căn cứ quy định trên:

- Trường hợp cơ quan thuế đã chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế (người nộp thuế - NNT) phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, tiêu hủy hóa đơn giấy đặt in đã thông báo phát hành theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP , Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính. Trình tự, thủ tục tiêu hủy thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP .

- Trong thời gian Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đang có hiệu lực thi hành, Cục thuế có thể hướng dẫn người nộp thuế gửi: Thông báo hủy hóa đơn (Mẫu số TB03/AC) và Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26) theo hướng dẫn tại Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính để cơ quan thuế nhập vào ứng dụng Quản lý ấn chỉ. Đồng thời cơ quan thuế ban hành Thông báo hóa đơn của NNT hết giá trị sử dụng.

3. Về sử dụng phần mềm kế toán khi sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế

Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC không có quy định về việc khi người nộp thuế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có cần phải có phần mềm kế toán kết nối với phần mềm lập HĐĐT. Do đó trường hợp người nộp thuế sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì không nhất thiết phải có phần mềm kế toán mà chỉ cần phần mềm lập HĐĐT có kết nối mạng Internet đáp ứng lập, gửi HĐĐT đến cơ quan thuế để được cấp mã và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

4. Về việc đăng ký sử dụng đồng thời 2 loại HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế

Khoản 1, khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:

“Điều 91. Áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ

1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 4 Điều này.

2. Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy và doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.”

Căn cứ quy định nêu trên: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều hoạt động kinh doanh thì: đối với các hoạt động kinh doanh thuộc các lĩnh vực hoặc đáp ứng quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019 nêu trên thì doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế; các hoạt động kinh doanh khác không thuộc các lĩnh vực hoặc không đáp ứng quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019 nêu trên thì doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Đề nghị Cục Thuế rà soát thực tế để xem xét những doanh nghiệp nào có nhu cầu đăng ký sử dụng cả hai loại HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế. Trước mắt cơ quan thuế hướng dẫn NNT đăng ký sử dụng HĐĐT có mã/không có mã của cơ quan thuế theo danh sách cơ quan thuế đã phân loại và nhập vào hệ thống HĐĐT. Căn cứ thực tế triển khai, Tổng cục Thuế sẽ nâng cấp ứng dụng đảm bảo đáp ứng NNT được đăng ký sử dụng đồng thời cả hai loại HĐĐT có mã và không có mã của cơ quan thuế. Sau đó Cục Thuế sẽ rà soát và hướng dẫn NNT chuyển đổi nếu cần.

5. Về việc sử dụng nhiều HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi đề nghị cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh

Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ:

Trường hợp doanh nghiệp bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn có cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho nhiều khách hàng khác nhau thì khi đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, doanh nghiệp được đề nghị một lần sử dụng nhiều hóa đơn điện tử và doanh nghiệp phải thực hiện nộp đủ số thuế phải nộp theo quy định hoặc nộp 18% doanh thu trên hóa đơn được sử dụng theo quy định tại điểm d khoản 4 Điều 34 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Tổng cục Thuế sẽ nghiên cứu để sửa đổi Quy trình Quản lý hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Quyết định số 1447/QĐ-TCT ngày 5/10/2021 cùng các nội dung khác nhằm đơn giản hóa trình tự các bước cấp hóa đơn theo lần phát sinh thực tế triển khai tại các Cục Thuế.

6. Về việc cơ quan thuế đã thông báo người nộp thuế (NTT) áp dụng HĐĐT có mã nhưng NNT đăng ký áp dụng HĐĐT không mã

Căn cứ quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019:

- Khi nhận được đăng ký sử dụng HĐĐT (theo Mẫu số 01/ĐK HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định số 123) của người nộp thuế là tổ chức, doanh nghiệp đăng ký HĐĐT không có mã thì cơ quan thuế đối chiếu với Thông báo về việc sử dụng hình thức hóa đơn (có mã hoặc không có mã) đã gửi NNT và hướng dẫn NNT nếu nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế để gửi lại đến cơ quan thuế đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo NNT sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

Hệ thống HĐĐT đã bổ sung chức năng cho cơ quan thuế nhập danh sách NNT sử dụng hóa đơn có mã và đối chiếu thêm điều kiện này trước khi tạo thông báo chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của NNT. Hệ thống HĐĐT cũng đã nâng cấp hỗ trợ lãnh đạo, công chức thuế có thể chủ động lựa chọn việc chấp nhận/không chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT của NNT theo thực tế xử lý đăng ký sử dụng HĐĐT của NNT.

- Trường hợp NNT không gửi thay đổi thông tin để đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp cơ quan thuế đã thông báo NNT sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế) thì cơ quan thuế đánh giá mức độ rủi ro để ban hành Quyết định kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp theo Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính quy định về áp dụng rủi ro trong quản lý thuế để kiểm tra về việc đáp ứng các điều kiện hạ tầng CNTT quy định tại Khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế. Trường hợp qua kiểm tra thực tế thấy NNT không đáp ứng điều kiện để sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế thì cơ quan thuế thông báo bằng văn bản về việc đề nghị NNT chuyển sang áp dụng HĐĐT có mã của CQT.

7. Về việc sử dụng HĐĐT của các doanh nghiệp có sử dụng chung phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn cho toàn bộ hệ thống từ Công ty mẹ đến các Chi nhánh, Công ty con

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện theo mô hình Công ty mẹ có các Chi nhánh, Công ty con có sử dụng chung phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn cho toàn bộ hệ thống từ Công ty mẹ đến các Chi nhánh, Công ty con và Công ty mẹ có trụ sở tại 6 tỉnh, thành phố thuộc địa bàn triển khai áp dụng HĐĐT theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính nhưng Chi nhánh, Công ty con có trụ sở không thuộc 6 tỉnh, thành phố thì:

- Trường hợp toàn bộ hệ thống doanh nghiệp (Công ty mẹ, các Chi nhánh, Công ty con) đáp ứng điều kiện về ngành nghề và hệ thống CNTT theo khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế và hệ thống CNTT của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp đã được nâng cấp hoặc xây dựng mới đáp ứng việc lập HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì cả hệ thống doanh nghiệp sẽ đăng ký áp dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế theo Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

- Trường hợp Công ty mẹ, Chi nhánh không đủ điều kiện về ngành nghề và điều kiện về hệ thống CNTT theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế. Chi nhánh sẽ triển khai khi Công ty mẹ triển khai theo lộ trình của cơ quan thuế.

- Trường hợp toàn bộ hệ thống doanh nghiệp (Công ty mẹ, các Chi nhánh, Công ty con) đáp ứng điều kiện về ngành nghề tuy nhiên hệ thống CNTT của toàn bộ hệ thống doanh nghiệp chưa được nâng cấp hoặc xây dựng mới đáp ứng việc lập HĐĐT theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP , Thông tư số 78/2021/TT-BTC thì tùy tình hình cụ thể tại doanh nghiệp, Cục Thuế hướng dẫn doanh nghiệp áp dụng theo thực tế phát sinh nhưng đảm bảo đúng quy định về đối tượng áp dụng HĐĐT theo quy định tại Điều 91 của Luật Quản lý thuế.