Công văn 276/TCT-DNL ngày 25/01/2022 Triển khai thực hiện hóa đơn điện tử

Kính gửi: …………………………

Ngày 20/9/2021, Bộ trưởng Bộ Tài chính đã ban hành các Quyết định số 1830/QĐ-BTC, 1831/QĐ-BTC, 1832/QĐ-BTC, 1833/QĐ-BTC, 1838/QĐ-BTC và 1839/QĐ-BTC về việc triển khai hóa đơn điện tử tại 06 tỉnh, thành phố: Hà Nội, Bình Định, Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Phú Thọ và Hải Phòng.

Để triển khai hiệu quả hóa đơn điện tử theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và các Quyết định của Bộ Tài chính nêu trên, Tổng cục Thuế hướng dẫn doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức kết nối trực tiếp về Tổng cục Thuế một số nội dung như sau:

1. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế và chuyển dữ liệu theo hình thức kết nối trực tiếp đến Tổng cục Thuế: phải đáp ứng các điều kiện sau:

(i) Doanh nghiệp/ tổ chức kinh tế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019;

(ii) Doanh nghiệp/ tổ chức không thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC ngày 17/5/2021 của Bộ Tài chính, sử dụng hóa đơn với số lượng lớn;

(iii) Có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và tiêu chuẩn kết nối theo quy định chi tiết tại khoản 4 Điều 12 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;

(Tổng cục Thuế đã ban hành Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế, doanh nghiệp tham khảo Quyết định này trên trang web của Tổng cục Thuế.)

(iv) Doanh nghiệp/ tổ chức có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế.

2. Các công việc doanh nghiệp cần thực hiện để áp dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế, kết nối dữ liệu trực tiếp với cơ quan thuế:

2.1. Doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo hình thức gửi trực tiếp dữ liệu đến cơ quan thuế nêu tại điểm 1 công văn này, thực hiện các bước công việc như sau:

(1) Doanh nghiệp chủ động rà soát, nâng cấp giải pháp phần mềm, truyền nhận và xây dựng hồ sơ kỹ thuật đề nghị kết nối trực tiếp:

Doanh nghiệp chủ động rà soát và nâng cấp giải pháp phần mềm, truyền nhận theo đúng quy định về chuẩn dữ liệu và phương thức truyền nhận ban hành theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021.

Căn cứ trên kết quả rà soát và nâng cấp, doanh nghiệp xây dựng hồ sơ đề nghị kết nối trực tiếp để gửi Tổng cục Thuế. Tổng cục Thuế cung cấp các tài liệu kỹ thuật, công cụ kiểm tra chuẩn dữ liệu và công cụ kiểm tra chữ ký số để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc rà soát và nâng cấp giải pháp qua đầu mối Cục Công nghệ thông tin (ông Đỗ Mạnh Dũng - địa chỉ thư điện tử dmdung@gdt.gov.vn - số điện thoại 024.37689679 - máy lẻ 6566).

(2) Gửi hồ sơ đăng ký đến Tổng cục Thuế:

- Văn bản đề nghị kết nối trực tiếp của doanh nghiệp, nêu rõ số lượng hóa đơn sử dụng, danh sách công ty con do công ty mẹ chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (nếu có);

- Tài liệu mô tả về hạ tầng công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định, bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua, cơ quan thuế và đáp ứng quy định về thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế được mô tả theo danh mục nội dung hướng dẫn tại Phụ lục 1 đính kèm.

(3) Cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký của doanh nghiệp kết nối trực tiếp:

a) Tiếp nhận và rà soát hồ sơ đăng ký:

Sau khi nhận được hồ sơ (văn bản đề nghị kết nối trực tiếp của doanh nghiệp và các tài liệu liên quan), cơ quan thuế rà soát tài liệu của doanh nghiệp, xem xét điều kiện về số lượng hóa đơn sử dụng và danh sách công ty con (nếu có).

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp không đáp ứng theo quy định, cơ quan thuế trả lời bằng văn bản cho doanh nghiệp được biết.

Trường hợp hồ sơ của doanh nghiệp đáp ứng theo quy định, cơ quan thuế thông báo cho doanh nghiệp để phối hợp với Tổng cục Thuế kết nối, kiểm thử kỹ thuật.

b) Tổ chức kết nối, kiểm thử hệ thống:

Trong thời gian 10 ngày làm việc, doanh nghiệp phối hợp với Tổng cục Thuế thực hiện kết nối, kiểm thử kỹ thuật hệ thống với doanh nghiệp. Kết quả kết nối, kiểm thử kỹ thuật được ghi nhận bằng biên bản.

c) Trả lời văn bản về việc kết nối trực tiếp cho doanh nghiệp:

Căn cứ biên bản kết nối, kiểm thử kỹ thuật giữa doanh nghiệp và Tổng cục Thuế, trong thời gian 02 ngày làm việc, cơ quan thuế có văn bản trả lời doanh nghiệp về việc chấp thuận/ không chấp thuận việc kết nối trực tiếp của doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp được chấp thuận kết nối trực tiếp, Tổng cục Thuế sẽ có văn bản thông báo gửi doanh nghiệp và thực hiện cấp tài khoản kết nối, trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với Tổng cục Thuế.

Trường hợp doanh nghiệp không được chấp thuận kết nối trực tiếp, Tổng cục Thuế sẽ có văn bản thông báo gửi doanh nghiệp nêu rõ các nội dung chưa đáp ứng của doanh nghiệp.

d) Kết nối chính thức hệ thống của doanh nghiệp với hệ thống của Tổng cục Thuế

Sau khi Tổng cục Thuế có văn bản thông báo việc chấp thuận kết nối trực tiếp, doanh nghiệp thực hiện kết nối hệ thống chính thức của doanh nghiệp với hệ thống chính thức của Tổng cục Thuế.

e) Vận hành và đổi soát dữ liệu truyền nhận

Sau khi kết nối với môi trường chính thức của Tổng cục Thuế, hàng ngày doanh nghiệp thực hiện vận hành, quản trị, đổi soát truyền nhận dữ liệu theo thông báo của Tổng cục Thuế để đảm bảo hoạt động truyền nhận dữ liệu hóa đơn điện tử ổn định, đầy đủ.

2.2. Đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp sau khi được cơ quan thuế có văn bản chấp thuận, doanh nghiệp thực hiện đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và gửi trực tiếp đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Trong thời gian 01 ngày làm việc sau khi đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn, cơ quan Thuế ra thông báo chấp thuận/ không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trong trường hợp cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử không có mã và chuyển dữ liệu theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

3. Trên cơ sở hướng dẫn tại công văn này, doanh nghiệp đáp ứng điều kiện có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mà và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức trực tiếp đến cơ quan thuế, đề nghị doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị kết nối và hồ sơ, thời gian dự kiến thực hiện kết nối về Tổng cục Thuế trước ngày 10/2/2022.

Ý kiến phản hồi, vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai, đề nghị doanh nghiệp gửi văn bản đến Tổng cục Thuế, địa chỉ: 123 Lò Đúc, Hà Nội để được hỗ trợ./.

PHỤ LỤC 1

HƯỚNG DẪN YÊU CẦU KỸ THUẬT

NỘI DUNG NÂNG CẤP ỨNG DỤNG QUẢN LÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ PHIÊN BẢN 1.0.2

1. Cổng thông tin điện tử dành cho người nộp thuế:

- Phân hệ “Quản lý hóa đơn”

+ Hỗ trợ hiển thị thông tin địa chỉ của người mua, người bán trên hóa đơn gồm địa chỉ, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố trên hóa đơn nhưng cho phép sửa lại thông tin địa chỉ.

+ Hỗ trợ nhập mã khách hàng có ký tự đặc biệt khi lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

+ Hóa đơn có mã: cập nhập bổ sung thẻ QRcode trong xml.

+ Hỗ trợ nhập chi tiêu “Số điện thoại” của người bán trên hóa đơn.

- Phân hệ “Quản lý hóa đơn phát sinh”

+ Hỗ trợ hiển thị thông tin địa chỉ của người mua, người bán trên hóa đơn gồm địa chỉ, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố trên hóa đơn nhưng cho phép sửa lại thông tin địa chỉ.

+ Lập mới hóa đơn giá trị gia tăng: hệ thống tự động tính chỉ tiêu “Tổng tiền thuế” theo từng mức thuế suất tuy nhiên cho người sử dụng sửa lại thông tin.

- Phân hệ “Quản lý đăng ký”

+ Khắc phục lỗi cho trường hợp có tài khoản sử dụng cổng điện tử, NNT vào thay đổi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, tên cơ quan thuế là tên cơ quan thuế quản lý mới nhưng tờ khai lại gửi đến cơ quan thuế quản lý cũ.

+ Bổ sung thông tin chú thích tại màn hình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: “Chức năng này chỉ áp dụng đối với người nộp thuế thuộc trường hợp không phải trả tiền dịch vụ theo quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Các trường hợp khác, người nộp thuế đăng ký qua cổng của tổ chức cung cấp dịch vụ”.

+ Khắc phục lỗi không hiển thị hình thức gửi dữ liệu HĐĐT khi NNT đã đăng ký sử dụng hóa đơn có mã và được cơ quan thuế gửi thông báo chấp nhận, sau đó thay đổi chuyển sang đăng ký sử dụng không có mã và cơ quan thuế ra thông báo không chấp nhận.

- Phân hệ “Tra cứu”

+ Khắc phục hồi xem chi tiết hóa đơn ở một số tài khoản báo lỗi 500.

- Các phân hệ khác:

+ Hỗ trợ kiểm tra chữ ký số tại các chức năng (Đăng ký/ Thay đổi/ Sai sót/ Hóa đơn có mã/ Đề nghị phát sinh/ Hóa đơn phát sinh) đối với NNT có mã số thuế là 13 số nhưng phần thông tin về mã số thuế trên chứng thư số không có ký tự dấu “-“.

+ Bổ sung chức năng “Tra cứu danh sách doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử” mà không cần đăng nhập.

+ Hỗ trợ nhập địa chỉ thư điện tử để nhận mật khẩu khi sử dụng chức năng “Quên mật khẩu” để khi người sử dụng ký số lấy lại mật khẩu trong trường hợp sai địa chỉ thư điện tử.

+ Hỗ trợ mở khóa tài khoản và cấp lại mật khẩu cho người sử dụng tại chức năng “Quên mật khẩu”.

2. Hệ thống hóa đơn điện tử dành cho cán bộ thuế:

- Phân hệ “Tiếp nhận, xử lý đăng ký”

+ Bổ sung trường “Nguồn gốc” đăng ký là qua Cổng của cơ quan thuế hay qua Tổ chức truyền nhận tại màn Tra cứu.

+ Hiển thị trường “Thời hạn xử lý” trên giao diện tra cứu và xử lý đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Khắc phục lỗi in sổ văn thư đối với đăng ký sử dụng hóa đơn không hiển thị lý do khác do công chức tự cập nhật khác với kết quả kiểm tra của hệ thống.

+ Khắc phục lỗi sổ văn thư có 2 số thông báo chấp nhận khi văn thư chọn chữ ký sổ để ký ban hành nhưng chọn hủy không ký, sau đó thực hiện ký số lại và ký thành công.

+ Khắc phục lỗi hiển thị lý do của tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cũ khi NNT gửi lại tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

+ Khắc phục lỗi XML thông báo chấp nhận/không chấp nhận: cập nhật thông tin về số thông báo và tên cơ quan thuế cấp trên.

- Phân hệ “Quản lý hệ thống”

+ Khắc phục lỗi khi thực hiện vô hiệu hóa tài khoản lãnh đạo nhưng vẫn hiển thị khi cán bộ trình phê duyệt.

+ Khắc phục lỗi không cấp được tài khoản sử dụng đối với trường hợp trùng tài khoản tại Hà Nội, Hồ Chí Minh, Văn phòng Tổng cục Thuế.

- Phân hệ “Tiếp nhận, xử lý hóa đơn phát sinh”

+ Nâng cấp chức năng “Xử lý thông báo kết quả kiểm tra hóa đơn” đúng theo vai trò khi thiết lập phân quyền.

+ Nâng cấp hiển thị mã QR code đối với hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh tại chức năng “Tra cứu hóa đơn cần cấp mã theo lần phát sinh”.

+ Khắc phục lỗi tại màn hình “Xử lý hóa đơn cần cấp mã theo lần phát sinh” cột “Doanh thu” phát sinh trên hóa đơn đang không cộng số tiền khuyến mại trên hóa đơn (trong trường hợp khuyến mại bằng hình thức giảm giá).

- Phân hệ “Doanh nghiệp vừa và nhỏ theo đề nghị của UBND”

+ Không bắt buộc nhập đối với ngày hiệu lực đến ngày.

+ Khắc phục lỗi hiển thị danh sách tại màn tra cứu Doanh nghiệp vừa và nhỏ khi có quá nhiều MST.

- Phân hệ “Danh mục địa bàn khó khăn”:

+ Không bắt buộc nhập đối với ngày hiệu lực đến ngày.

- Phân hệ “Doanh nghiệp rủi ro cao về thuế”:

+ Bổ sung cảnh báo với những quyết định gần hết hạn (hiển thị màu đỏ và ghi chú “Những bản ghi có chữ đỏ là những bản ghi có số quyết định sắp hết hạn”).

- Phân hệ “Quản lý danh mục”

+ Bổ sung trường Tên NNT tại màn hình tra cứu danh sách doanh nghiệp gửi bảng tổng hợp và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã của cơ quan thuế.

- Phân hệ “Tra cứu”

+ Khắc phục lỗi trường hợp một số người dùng khi xem chi tiết hóa đơn người dùng báo lỗi Status code is NOT OK.

- Phân hệ “Báo cáo” bổ sung các báo cáo:

+ Báo cáo số lượng tờ khai theo CQT.

+ Báo cáo số lượng tờ khai theo TCTN.

+ Báo cáo số lượng hóa đơn điện tử theo CQT.

+ Báo cáo số lượng hóa đơn điện tử theo TCTN.

- Phân hệ “Thông báo ngừng, tiếp tục sử dụng hóa đơn”

+ Nhận dữ liệu quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế nợ thuế đối với biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn từ Hệ thống TMS sang.

+ Hỗ trợ tra cứu thông báo ngừng sử dụng/quyết định ngừng khi nhập thông báo tiếp tục sử dụng/quyết định chấm dứt hiệu lực quyết định cưỡng chế nợ thuế.

3. Cổng tiếp nhận dữ liệu với Tổ chức truyền nhận:

+ Hóa đơn không mã: bổ sung kiểm tra trạng thái mã sổ thuế lúc tiếp nhận gói dữ liệu, kiểm tra trạng thái mã số thuế tại thời điểm ngày lập, ngày ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo ngày lập.

+ Hóa đơn không mã: bổ sung mã lỗi và mô tả lỗi trong thông báo lỗi đối với trường hợp bị sai thông tin của chứng thư số.

+ Khắc phục lỗi mất gói đối với thông điệp gửi hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

+ Khắc phục lỗi XML thông báo sai sót điện tử số thông báo không có hậu tố.

+ Khắc phục lỗi phần kiểm tra chữ ký sổ khi tiếp nhận dữ liệu (Đăng ký/ Thay đổi/ Sai sót/ Hóa đơn có mã/ Đề nghị phát sinh/ Hóa đơn phát sinh) đối với NNT có mã số thuế là 13 số nhưng phần thông tin về mã số thuế trên chứng thư số không có ký tự dấu "-".

4. Ứng dụng Tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại thông minh:

Ứng dụng tra cứu hóa đơn điện tử trên điện thoại thông minh đã được tải lên App Store và Google play tại địa chỉ http://onelink.to/ut8c4m để phục vụ NNT tra cứu hóa đơn bằng cách quét mã QR Code.