Công văn 10911/BTC-NSNN ngày 18/07/2025 Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ tài liệu

 Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Thực hiện Kết luận số 137-KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị, Ban Bí thư và chỉ đạo của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học - công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số tại các thông báo số 11-TB/TGV ngày 08/4/2025 và số 27-TB/TGV ngày 08/6/2025, trong đó yêu cầu “các Bộ, ngành, địa phương đẩy nhanh tiến độ số hóa tài liệu bảo đảm an toàn, không để thất lạc, hư hỏng trong quá trình sắp xếp, tổ chức bộ máy; các địa phương rà soát, nâng cấp thiết bị (máy chủ, hệ thống lưu trữ) để quản lý tập trung và bảo quản an toàn dữ liệu số hóa; bổ sung, bảo đảm trang bị đủ các thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu”; Bộ Tài chính đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện một số nội dung sau:

1. Tổ chức thực hiện trong năm 2025:

a) Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương chỉ đạo các cơ quan chức năng tại địa phương, căn cứ yêu cầu quản lý và nhu cầu thực tế, chủ động sử dụng nguồn lực của ngân sách địa phương (dự phòng, quỹ dự trữ tài chính,...) để triển khai nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu trên địa bàn theo đúng quy định của Luật Lưu trữ và pháp luật có liên quan, hướng dẫn của Bộ Công an tại văn bản số 1479/BCA-ANCTNB ngày 17/4/2025 về số hóa tài liệu bí mật nhà nước và hướng dẫn của Bộ Nội vụ tại các văn bản: (i) số 851/BNV-CVT&LTNN ngày 17/4/2025 về việc số hóa tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; (ii) số 3572/BNV-CVT&LTNN ngày 12/6/2025 về đề xuất hỗ trợ kinh phí từ ngân sách trung ương để số hóa tài liệu lưu trữ cấp huyện trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Trong quá trình tổ chức thực hiện, trường hợp có khó khăn về nguồn, địa phương báo cáo kịp thời về Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ để tổng hợp, trình cấp thẩm quyền xem xét, xử lý.

b) Báo cáo kết quả thực hiện việc số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu tại địa phương về Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính, trong đó chi tiết các nội dung:

- Thành phần, khối lượng tài liệu số hóa (số lượng, chủng loại, khối lượng tính theo trang/met dài…);

- Danh mục, số lượng thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu (số lượng, chủng loại, cấu hình cơ bản);

- Kinh phí chi cho việc số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm các thiết bị đầu cuối phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa hồ sơ, tài liệu, chi tiết theo: chi đầu tư phát triển, chi thường xuyên; nguồn ngân sách địa phương đảm bảo và nhu cầu đề nghị hỗ trợ từ ngân sách trung ương (nếu có), kèm theo thuyết minh chi tiết.

c) Trên cơ sở báo cáo của các địa phương, ý kiến rà soát của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính tổng hợp, trình cấp có thẩm quyền xem xét hỗ trợ từ ngân sách trung ương cho ngân sách địa phương để hoàn trả lại nguồn địa phương đã chủ động chi nêu trên.

2. Xây dựng dự toán ngân sách nhà nước năm 2026:

a) Bộ Tài chính đã có Thông tư số 56/2025/TT-BTC ngày 25/6/2025 hướng dẫn xây dựng dự toán ngân sách nhà nước năm 2026 và kế hoạch tài chính - ngân sách nhà nước 03 năm 2026-2028. Vì vậy, đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương căn cứ Thông tư số 56/2025/TT-BTC và các quy định có liên quan xây dựng dự toán kinh phí thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và bảo đảm trang thiết bị đầu cuối phục vụ công tác số hóa hồ sơ, tài liệu năm 2026 (chi tiết phần ngân sách địa phương đảm bảo, nhu cầu hỗ trợ từ ngân sách trung ương) tổng hợp chung vào dự toán ngân sách địa phương gửi Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính.

b) Trên cơ sở số liệu rà soát, tổng hợp của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính sẽ tổng hợp vào phương án phân bổ ngân sách trung ương năm 2026, trình Chính phủ trình Quốc hội xem xét, quyết định.

Bộ Tài chính đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm chỉ đạo triển khai nghiêm túc, đúng quy định, bảo đảm việc số hóa tài liệu lưu trữ và trang bị thiết bị đầu cuối được thực hiện thiết thực, hiệu quả, tránh hình thức, lãng phí./.